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Kreditorenmanagement
Wir sind das Beratungsunternehmen, welches die Lösungsansätze zur automatischen Bearbeitung von Eingangsrechnungen maßgeblich Lösungsansätze mit gestaltet hat. In unseren Projekten tragen wir den Notwendigkeiten der Softwareintegration, aber auch der Prozess- und Organisationsanpassung erfolgreich Rechnung. Als erstes Beratungshaus haben wir bereits in 2002 Seminare mit einem ganzheitlichen Ansatz zur Automatisierung der Prozesse im Umfeld der Eingangsrechnungen angeboten. So kommentiert beispielsweise Prof. Dr. Karl Hans Bläsius die Zusammenarbeit mit uns: “Die organisatorische und konzeptionelle Mitarbeit der Berater der bc-competence ist von umfassender Kompetenz geprägt.”
Der obigen Grafik ist der elementare Prozess der automatischen Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu entnehmen. Dabei kann der Eingang von Rechnungen als Papierdokumente oder als elektronische Rechnung vorkommen. Die aktuellen Möglichkeiten im Hinblick auf den elektronischen Austausch von Rechnungen (z. B. EDI, PDF-Printer, o.ä.) in Verbindung mit der digitalen Signatur basieren auf konkreten gesetzlichen Regelungen und sind technisch umsetzbar.
Die eingegangenen Rechnungen werden interpretiert. Gerade bei Papierdokumenten kommt es darauf an, dass die Rechnungskopfdaten (z. B. Kreditoren, UStID-Nummer, Rechnungsbeträge, usw.) und die Einzelpositionen mit einer hohen Erkennungsquote interpretiert werden. Bei den von uns vorgeschlagenen Softwarelösungen setzen wir auf freeform-basierte Lösungen. Dabei entfällt das Anlegen von Formularen pro Lieferant. Viele sprechen von freeform- Erkennung, aber nicht jeder Systemanbieter hat eine stabile Lösung. Die bc-competence kann auch Ihr Ansprechpartner für die Systemauswahl sein.
Zu einer vollständigen Prozessoptimierung gehört in der Regel auch ein Workflow. Dabei kann es sich um einen Freigabe- bzw. Kontierungsworkflow handeln. Das Customizing kann so angelegt sein, dass beispielsweise bei Preisabweichungen direkt der zuständige Einkäufer den Vorgang erhält oder eine fehlende Wareneingangsbuchung moniert wird. Somit wird deutlich, dass auch hier weitgehende Automatismen möglich sind. Für die Freigabe kann auf Organisationsmodelle (z. B. bei SAP® auf HR PD-ORG) zugegriffen werden. Alternativ zu einem SAP® Business Workflow kann z. B. ein WEB-basierter Workflow eingesetzt werden. Dies richtet sich nach Ihren strategischen Vorgaben. Wir sind Experten im SAP®-Umfeld.
Die Integration der Lösung in das jeweilige ERP-System (z. B. Oracle, Navision) ist ein wesentliches Moment. Hier liegen für die unterschiedlichen ERP-System (Finanbuchhaltungen, Warenwirtschaftssysteme) entsprechende Lösungen vor. Speziell für SAP® R/3 und mySAP®-ERP verstehen wir darunter, dass die Software zur Interpretation und zum Matching der Rechnungsfeldinhalte im Hintergrund als sogenannte “Black-Box” arbeitet. Der Anwender in der Rechnungsprüfung bzw. Kreditorenbuchhaltung agiert auf SAP®-Oberflächen. Über die Vollintegration in SAP® R/3 hinaus, kann auch der SAP® Business Workflow für die Rechnungsfreigabe genutzt werden.
“Wenn eine Mehrzahl von Geschäftsprozessen automatisiert ist, dann kommt die Klassifikation des Posteingangs an die Reihe”, sagt Ralf M. Ruthardt. Einen Ausblick dahin können wir Ihnen seitens bc-competence schon geben.
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(c) bc-competence gmbh,
11.01.2010